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福建省畜牧業(yè)協(xié)會(huì)印章、文件及檔案管理制度

作者:admin   發(fā)布時(shí)間:2017-07-27 14:26:33

第一條  為確保本會(huì)各項(xiàng)工作規(guī)范、高效、優(yōu)質(zhì)依據(jù)《社會(huì)團(tuán)體登記管理?xiàng)l例》和本會(huì)《章程》制定本制度。

第二條  秘書(shū)長(zhǎng)是本會(huì)印章、文件及檔案管理的負(fù)責(zé)人,秘書(shū)處是印章、文件及檔案管理的責(zé)任部門(mén),各部(室)依照本管理制度履行職責(zé)。

第三條  秘書(shū)處行文使用兩個(gè)文號(hào),即“閩牧協(xié)發(fā)”和“閩牧協(xié)秘發(fā)”。

“閩牧協(xié)發(fā)”適用于以本會(huì)名義發(fā)出的文件,包括上行文、對(duì)會(huì)員單位等的正式文件,該文號(hào)需加蓋本會(huì)印章。

“閩牧協(xié)秘發(fā)”是以秘書(shū)處的名義發(fā)出的文件,主要是各部具體業(yè)務(wù)工作文件和秘書(shū)處的內(nèi)部事務(wù)管理文件等,該文號(hào)需加蓋秘書(shū)處印章。(本會(huì)暫無(wú)秘書(shū)處印章)

第四條  各類(lèi)行文實(shí)行“誰(shuí)起草誰(shuí)校對(duì)的原則”。秘書(shū)處對(duì)文件負(fù)責(zé)審核,報(bào)會(huì)長(zhǎng)或秘書(shū)長(zhǎng)批示簽發(fā),并負(fù)責(zé)文件的文號(hào)編發(fā)、承印等工作。

第五條  以“閩牧協(xié)發(fā)”發(fā)出的各類(lèi)文件需經(jīng)本會(huì)會(huì)長(zhǎng)簽發(fā),以“閩牧協(xié)秘發(fā)”發(fā)出的各類(lèi)文件需經(jīng)本會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)簽發(fā)。

第六條  行文執(zhí)行登記制度,由秘書(shū)處專(zhuān)人負(fù)責(zé)。

第七條  各類(lèi)文件行文需使用《福建省畜牧業(yè)協(xié)會(huì)行文呈批表》。

第八條  各級(jí)單位的來(lái)文來(lái)函或網(wǎng)上下載的各類(lèi)文件,由秘書(shū)處負(fù)責(zé)接收、登記、呈批和歸檔。

第九條  秘書(shū)處根據(jù)來(lái)文來(lái)函的保密等級(jí)填寫(xiě)《福建省畜牧業(yè)協(xié)會(huì)文件傳閱處理表》,報(bào)秘書(shū)長(zhǎng)或本會(huì)領(lǐng)導(dǎo)閱批。

第十條  每年本會(huì)或秘書(shū)處行文或收文應(yīng)在當(dāng)年底按時(shí)間順序裝訂成冊(cè),標(biāo)識(shí)后歸檔保存。

第十一條  本會(huì)的印章和業(yè)務(wù)專(zhuān)用章實(shí)行集中管理、按權(quán)限審批、留檔和使用登記的管理制度。

第十二條  秘書(shū)處負(fù)責(zé)印章的刻制、保管和使用記錄,并設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

第十三條  “福建省畜牧業(yè)協(xié)會(huì)”、“福建省畜牧業(yè)協(xié)會(huì)秘書(shū)處”印章使用的審批權(quán)限〖由本會(huì)理事會(huì)審議核定〗。

第十四條  本會(huì)財(cái)務(wù)專(zhuān)用章由本會(huì)主管會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管,按有關(guān)財(cái)務(wù)管理的規(guī)定使用印章。

第十五條  印章保管人員應(yīng)當(dāng)確保在受控的情況下使用印章,并不得帶離本會(huì)辦公場(chǎng)所。

第十六條  本會(huì)授權(quán)委托書(shū)、法定代表人證明書(shū)、介紹信、證明書(shū)等,由專(zhuān)人保管,經(jīng)會(huì)長(zhǎng)批準(zhǔn)后開(kāi)具,并留底備查。

第十七條 社團(tuán)檔案的建立是社團(tuán)規(guī)范化建設(shè)的重要組成部分,是社團(tuán)歷史沿革、工作開(kāi)展情況的珍貴歷史資料,是社團(tuán)決策、開(kāi)展工作的重要參考,秘書(shū)處負(fù)責(zé)社團(tuán)內(nèi)部檔案的立卷、歸檔,主要包括:

(一)基礎(chǔ)檔案:包括章程、機(jī)構(gòu)設(shè)置、上級(jí)有關(guān)制度和內(nèi)部制度、會(huì)員名單、理事會(huì)(常務(wù)理事會(huì))名單、領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)成員名單、社團(tuán)法人(負(fù)責(zé)人)登記表、會(huì)員基本情況表等;換屆大會(huì)匯編材料;年度工作計(jì)劃、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié);經(jīng)費(fèi)情況表;內(nèi)部通訊錄;工作日志、年度大事記;理事會(huì)(常務(wù)理事會(huì))等會(huì)議記錄及會(huì)議紀(jì)要等;

(二)活動(dòng)檔案:包括重大活動(dòng)以及對(duì)外交流的計(jì)劃(策劃)、申請(qǐng)批復(fù)、通知、海報(bào)、宣傳、議程、總結(jié)、大事記、照片、錄像、活動(dòng)媒體報(bào)道、有關(guān)的實(shí)物等材料;

(三)其他檔案:上述未列出的其他重要材料。

第十八條  本制度經(jīng)理事會(huì)審議通過(guò)后生效,由理事會(huì)解釋。

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