福建省畜牧業(yè)協(xié)會印章、文件及檔案管理制度

第一條  為確保本會各項工作規(guī)范、高效、優(yōu)質(zhì), 依據(jù)《社會團體登記管理條例》和本會《章程》制定本制度。

第二條  秘書長是本會印章、文件及檔案管理的負責人，秘書處是印章、文件及檔案管理的責任部門，各部（室）依照本管理制度履行職責。

第三條  秘書處行文使用兩個文號，即“閩牧協(xié)發(fā)”和“閩牧協(xié)秘發(fā)”。

“閩牧協(xié)發(fā)”適用于以本會名義發(fā)出的文件，包括上行文、對會員單位等的正式文件，該文號需加蓋本會印章。

“閩牧協(xié)秘發(fā)”是以秘書處的名義發(fā)出的文件，主要是各部具體業(yè)務工作文件和秘書處的內(nèi)部事務管理文件等，該文號需加蓋秘書處印章。（本會暫無秘書處印章）

第四條  各類行文實行“誰起草誰校對的原則”。秘書處對文件負責審核，報會長或秘書長批示簽發(fā)，并負責文件的文號編發(fā)、承印等工作。

第五條  以“閩牧協(xié)發(fā)”發(fā)出的各類文件需經(jīng)本會會長簽發(fā)，以“閩牧協(xié)秘發(fā)”發(fā)出的各類文件需經(jīng)本會秘書長簽發(fā)。

第六條  行文執(zhí)行登記制度，由秘書處專人負責。

第七條  各類文件行文需使用《福建省畜牧業(yè)協(xié)會行文呈批表》。

第八條  各級單位的來文來函或網(wǎng)上下載的各類文件，由秘書處負責接收、登記、呈批和歸檔。

第九條  秘書處根據(jù)來文來函的保密等級填寫《福建省畜牧業(yè)協(xié)會文件傳閱處理表》，報秘書長或本會領(lǐng)導閱批。

第十條  每年本會或秘書處行文或收文應在當年底按時間順序裝訂成冊，標識后歸檔保存。

第十一條  本會的印章和業(yè)務專用章實行集中管理、按權(quán)限審批、留檔和使用登記的管理制度。

第十二條  秘書處負責印章的刻制、保管和使用記錄，并設專人負責此項工作。

第十三條  “福建省畜牧業(yè)協(xié)會”、“福建省畜牧業(yè)協(xié)會秘書處”印章使用的審批權(quán)限〖由本會理事會審議核定〗。

第十四條  本會財務專用章由本會主管會計負責保管，按有關(guān)財務管理的規(guī)定使用印章。

第十五條  印章保管人員應當確保在受控的情況下使用印章，并不得帶離本會辦公場所。

第十六條  本會授權(quán)委托書、法定代表人證明書、介紹信、證明書等，由專人保管，經(jīng)會長批準后開具，并留底備查。

第十七條　社團檔案的建立是社團規(guī)范化建設的重要組成部分，是社團歷史沿革、工作開展情況的珍貴歷史資料，是社團決策、開展工作的重要參考，秘書處負責社團內(nèi)部檔案的立卷、歸檔，主要包括：

（一）基礎(chǔ)檔案：包括章程、機構(gòu)設置、上級有關(guān)制度和內(nèi)部制度、會員名單、理事會（常務理事會）名單、領(lǐng)導機構(gòu)成員名單、社團法人（負責人）登記表、會員基本情況表等；換屆大會匯編材料；年度工作計劃、簡報、總結(jié)；經(jīng)費情況表;內(nèi)部通訊錄；工作日志、年度大事記；理事會（常務理事會）等會議記錄及會議紀要等；

（二）活動檔案：包括重大活動以及對外交流的計劃（策劃）、申請批復、通知、海報、宣傳、議程、總結(jié)、大事記、照片、錄像、活動媒體報道、有關(guān)的實物等材料；

（三）其他檔案：上述未列出的其他重要材料。

第十八條  本制度經(jīng)理事會審議通過后生效，由理事會解釋。